Sector
Administradores de fincas
De la administración técnica de fincas al facility management: ubicaciones, llaves, contratos, obligaciones de inspección, inventario y responsabilidades de varios inmuebles en un solo lugar.
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Gestionar todos los inmuebles en un solo lugar
Registre los inmuebles de forma centralizada con tipo, superficie y estado del ciclo de vida — una vista unificada sobre ubicaciones, objetos, llaves y contratos ya existentes, no otro módulo aislado más.
Gestión de inmueblesEdificios, salas y planos como jerarquía
Represente inmuebles, edificios y salas, y vincule directamente a ellos objetos, personas y planos.
Ubicaciones y PlanosLlaves de cada inmueble bajo control
Gestione cerraduras y copias de llaves en varios inmuebles y avise de inmediato a la persona responsable en caso de pérdida.
LlavesContratos de mantenimiento con proveedores externos
Registre de forma centralizada los contratos con empresas de limpieza, mantenimiento y seguridad, incluidos plazo y periodo de preaviso.
ContratosObligaciones de inspección y mantenimiento por inmueble
Inspecciones legales y mantenimientos recurrentes de las instalaciones técnicas del edificio desde un catálogo preinstalado.
Inspecciones y MantenimientoResponsabilidades en varias ubicaciones
Asigne inquilinos, conserjes y otras personas a una ubicación y vea en todo momento quién es responsable de qué.
Personas y CualificacionesPor qué la gestión digital de fincas es importante
Los administradores de fincas y los gestores de inmuebles reúnen muchas informaciones distintas: edificios y salas, instalaciones técnicas, llaves, contratos de mantenimiento con proveedores externos, obligaciones de inspección y responsabilidades — a menudo en varios inmuebles y varias propiedades. Cuando se gestionan en varias hojas de cálculo y sistemas separados, la visión de conjunto se pierde rápidamente.
Una aclaración importante: Kernas no es un software de gestión inmobiliaria clásico con contabilidad de alquileres, reparto de gastos comunes o administración comercial completa. El foco está en la gestión técnica y operativa de inmuebles, instalaciones, inventario, inspecciones, mantenimientos, llaves y documentos — precisamente la parte que una administración técnica de fincas o un equipo de facility management organiza hoy típicamente mediante hojas de cálculo y carpetas de papel, mientras que la administración comercial permanece en el software contable o inmobiliario existente.
Retos habituales de los administradores de fincas
Quien gestiona varios inmuebles — como administración técnica interna de un propietario o como administradora encargada por terceros — conoce el problema de las hojas de cálculo que no dejan de crecer: una tabla para llaves, otra para contratos de mantenimiento, otra para plazos de inspección, a menudo en su propia versión por inmueble. Un cambio de administradora o de personal hace perder con frecuencia un conocimiento que solo existía en la cabeza de una persona.
Las obligaciones del operador — como la inspección periódica de ascensores, instalaciones de protección contra incendios o instalaciones técnicas del edificio — son difíciles de controlar en muchos inmuebles sin una visión centralizada de los plazos. Y cuando un propietario o una autoridad pide una constancia de inspección con poca antelación, buscar en carpetas dispersas cuesta un tiempo valioso.
Qué activos e instalaciones se pueden gestionar con Kernas
Los inmuebles se registran de forma centralizada a través de la gestión de inmuebles con tipo, superficie y estado del ciclo de vida — una vista unificada sobre las ubicaciones, objetos, llaves y contratos ya existentes, no otro módulo aislado más. Edificios, plantas y salas utilizan la gestión de ubicaciones y planos ya existente.
Instalaciones técnicas y equipamiento — ascensores, instalaciones de calefacción y ventilación, detectores de incendios, iluminación de emergencia o barreras de acceso, por ejemplo — se registran como objetos propios. Cerraduras y copias de llaves pueden gestionarse en varios inmuebles a través de la gestión de llaves, con asignación clara a inquilinos, conserjes o proveedores externos.
Organizar inspecciones, mantenimientos y constancias de forma centralizada
Las inspecciones legales y los mantenimientos recurrentes de las instalaciones técnicas del edificio proceden de un catálogo preinstalado en la gestión de inspecciones y mantenimiento y pueden ampliarse con obligaciones propias — por ejemplo intervalos de limpieza recurrentes, planificados por inmueble con seguimiento de plazos, o la inspección anual de un ascensor.
Los contratos con empresas de limpieza, mantenimiento y seguridad se registran de forma centralizada a través de la gestión de contratos, incluidos plazo y periodo de preaviso, y se asocian a un inmueble en lugar de perderse en carpetas separadas. Informes de inspección, fotos y certificados pueden adjuntarse directamente al objeto o al inmueble correspondiente.
Conectar varios inmuebles, responsabilidades y documentos
Inquilinos, conserjes y otras personas se asignan a una ubicación, de modo que siempre es visible quién es responsable de qué — incluso para una administradora que gestiona diez o más inmuebles de distintas propiedades. Objetos, personas y documentos quedan anclados directamente al inmueble correspondiente.
Esta vista unificada convierte a la gestión de fincas en uno de los casos de uso que utiliza la plataforma Kernas de forma más amplia — a través de ubicaciones, llaves, contratos, obligaciones de inspección, inventario y personas. Un ejemplo concreto: si falla la calefacción en un inmueble, basta con mirar el objeto para ver de inmediato quién es el conserje responsable, qué contrato de mantenimiento aplica y cuándo fue la última inspección.
De hojas de cálculo dispersas a la plataforma centralizada — un recorrido habitual
Cuando los datos de inmuebles, listas de llaves, contratos y constancias de inspección están dispersos entre distintas hojas de cálculo y archivos, gestionar varios inmuebles se vuelve rápidamente confuso — sobre todo durante un cambio de administradora. Una plataforma centralizada reúne esta información sin duplicar estructuras existentes como ubicaciones u objetos.
Las listas de inventario y de llaves existentes pueden incorporarse mediante importación por IA, de modo que una administración técnica de fincas o un equipo de facility management pueda pasar a una gestión centralizada sin una laboriosa reintroducción manual — cada inmueble con sus instalaciones, llaves, contratos y plazos de inspección en un solo lugar.
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Empezar gratisPreguntas frecuentes sobre administradores de fincas
¿Qué diferencia hay entre Kernas y un software de gestión inmobiliaria clásico?
Kernas no es un software de contabilidad de alquileres ni de reparto de gastos comunes. El foco está en la gestión técnica y operativa de inmuebles, instalaciones, inventario, inspecciones, mantenimientos, llaves y documentos.
¿Se pueden gestionar varios inmuebles a la vez?
Sí. Todos sus inmuebles se registran de forma centralizada con tipo, superficie y estado del ciclo de vida, como una vista unificada sobre las ubicaciones, objetos, llaves y contratos asociados.
¿Se pueden registrar contratos de mantenimiento con proveedores externos?
Sí. Los contratos con empresas de limpieza, mantenimiento y seguridad pueden registrarse de forma centralizada, incluidos plazo y periodo de preaviso, y asociarse a un inmueble.
¿Cómo se gestionan las llaves en varios inmuebles?
Las cerraduras y copias de llaves pueden registrarse por inmueble con relevancia de seguridad; en caso de pérdida, la persona responsable es avisada automáticamente.
¿Se pueden planificar los intervalos de limpieza?
Sí. Las tareas recurrentes como los intervalos de limpieza pueden planificarse por inmueble a través del catálogo de obligaciones del módulo de inspecciones y mantenimiento, con seguimiento de plazos.
¿Se tienen en cuenta las obligaciones de inspección de las instalaciones técnicas?
Sí. Las inspecciones legales y mantenimientos recurrentes de las instalaciones técnicas del edificio proceden de un catálogo preinstalado y pueden ampliarse con obligaciones propias.
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