Secteur
Prestataires de contrôle et informatiques
Gérez plusieurs clients avec leurs sites, objets et obligations de contrôle sur une seule plateforme — avec les organisations comme répertoire client central plutôt que des tableurs dispersés.
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Gérer chaque client comme sa propre organisation
Créez les clients avec leur propre rôle, coordonnées et hiérarchie — comme répertoire central plutôt que des tableurs dispersés.
OrganisationsAttribuer sites et objets par client
Associez les sites et objets d'un client à l'organisation concernée, avec un rôle clair comme client, propriétaire ou exploitant.
Sites & PlansGarder une vue sur les personnes de contact chez le client
Saisissez les personnes de contact par client avec fonction, service et indication de la personne de contact principale.
Personnes & QualificationsÉchéances de contrôle traçables par client
Documentez les échéances de contrôle et de maintenance des objets de chaque client avec historique complet et preuve.
Contrôles & MaintenanceContrats de maintenance et de support par client
Saisissez centralement les contrats avec les clients, durée et délai de résiliation inclus, et associez-les à l'organisation concernée.
ContratsImporter les listes de clients existantes
Reprenez les listes de clients, sites et objets par import IA plutôt que de les ressaisir manuellement.
Inventaire & ObjetsPourquoi une gestion clients centralisée est importante pour les prestataires
Les prestataires de contrôle qui inspectent des installations pour le compte de plusieurs clients, et les prestataires informatiques qui gèrent l'infrastructure de plusieurs clients, font face au même défi : chaque client a ses propres sites, ses propres objets et ses propres échéances de contrôle ou de maintenance — réparties sur presque autant de tableurs que de clients.
Avec les organisations, chaque client peut être géré comme sa propre organisation dans Kernas, avec son propre rôle — client ou donneur d'ordre, par exemple —, ses propres sites et ses propres objets, mais sur une plateforme commune plutôt que dans des systèmes séparés ou un fichier Excel distinct par client. Cela vaut aussi bien pour un prestataire de contrôle responsable des contrôles récurrents des installations de plusieurs clients que pour un prestataire informatique gérant l'infrastructure de plusieurs clients.
Défis fréquents pour les prestataires de contrôle et informatiques
Qui doit suivre simultanément les échéances de contrôle, les contrats de maintenance et les personnes de contact de dix, vingt clients ou plus perd vite la vue d'ensemble sans structure centralisée : quel site appartient à quel client ? Qui est la personne de contact actuelle ? Quand expire le contrat de maintenance avec le client X ? Souvent, chaque technicien de terrain ou gestionnaire de compte tient en plus sa propre liste, ce qui favorise les doubles saisies et les versions contradictoires.
Un changement dans votre propre équipe — un technicien ou un gestionnaire de compte qui quitte l'entreprise, par exemple — ne doit pas non plus faire perdre la connaissance des relations clients en cours, des échéances de contrôle ouvertes ou des détails contractuels, puisque ce savoir n'existait que dans ses propres tableurs ou dans sa tête.
Comment les organisations représentent les clients et leurs objets
Chaque client est créé comme sa propre organisation, avec un rôle, des coordonnées et, en option, une hiérarchie — par exemple un siège client avec plusieurs sites. Les sites et objets d'un client sont associés à l'organisation concernée, avec un rôle clair comme client, propriétaire ou exploitant.
Les personnes de contact chez le client peuvent être rattachées à l'organisation concernée via la gestion des personnes, avec fonction, service et indication de la personne de contact principale — de sorte que lors de l'appel d'un client, on sait immédiatement qui y est responsable.
Organiser contrôles, contrats et preuves par client
Les échéances de contrôle et de maintenance pour les objets d'un client passent par la gestion des contrôles et de la maintenance, avec un historique complet et une preuve associée à chaque contrôle effectué — important lorsqu'un client exige une preuve de contrôle complète ou qu'un audit approche.
Le contrat avec un client — un contrat de maintenance ou de support, par exemple — peut être associé à l'organisation concernée via la gestion des contrats, durée, délai de résiliation et rôle comme client ou donneur d'ordre inclus.
Relier plusieurs clients, sites et responsabilités
Comme chaque client est sa propre organisation, on voit clairement, même avec vingt clients ou plus, quel site, quel objet et quel contrat appartiennent à quel client — sans mélanger les données de différents clients dans une seule liste confuse. Une hiérarchie au sein même d'un client peut aussi être représentée, par exemple un siège client avec plusieurs filiales ou succursales comme organisations propres et imbriquées.
Précision importante : la restriction empêchant certains collaborateurs de voir uniquement les clients qui leur sont attribués est actuellement mise en œuvre pour la vue d'ensemble des organisations elle-même, mais pas encore de façon homogène pour tous les autres modules comme les objets ou les contrats. Pour des délimitations client sensibles, nous recommandons d'en parler au préalable avec notre support.
Des tableurs spécifiques aux clients à la plateforme centralisée
Lorsque chaque client dispose de son propre fichier Excel avec sites, objets et échéances de contrôle, le travail devient de moins en moins gérable à mesure que le nombre de clients augmente — et lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, le savoir qui n'existait que dans ses propres tableurs est souvent perdu.
Les listes de clients et d'objets existantes peuvent être reprises par import IA, ce qui permet de représenter même un grand portefeuille clients dans Kernas sans ressaisie manuelle fastidieuse — chaque client comme sa propre organisation, avec ses sites, objets, contrats et échéances de contrôle au même endroit. De nouveaux clients peuvent ensuite être ajoutés comme organisation supplémentaire en quelques minutes, plutôt que de créer un nouveau tableur.
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Démarrer gratuitementQuestions fréquentes des prestataires de contrôle et informatiques
Qu'est-ce qu'une organisation dans Kernas ?
Une organisation représente un client, un fournisseur ou un autre partenaire commercial — avec un ou plusieurs rôles, des coordonnées et une hiérarchie optionnelle, indépendamment de la structure client proprement dite.
Plusieurs clients peuvent-ils être gérés simultanément ?
Oui. Chaque client est géré comme sa propre organisation, avec ses propres sites, objets, contrats et échéances de contrôle, séparément des autres clients.
Les collaborateurs ne voient-ils que les clients qui leur sont attribués ?
Une restriction par organisations attribuées existe pour la vue d'ensemble des organisations elle-même, mais n'est pas encore mise en œuvre de façon homogène pour tous les autres modules. Pour des exigences sensibles, contactez-nous au préalable.
Les personnes de contact peuvent-elles être saisies par client ?
Oui. Les personnes peuvent être rattachées à une organisation avec fonction, service et période de validité, avec indication de la personne de contact principale.
Les contrats peuvent-ils être associés à un client ?
Oui. Les contrats peuvent être associés à une ou plusieurs organisations avec leur propre rôle, par exemple client, donneur d'ordre ou assureur.
Kernas convient-il aux prestataires de contrôle ou informatiques avec de nombreux clients ?
Oui. Les organisations sont spécialement conçues pour qu'un prestataire puisse gérer plusieurs clients avec leurs sites, objets et obligations de contrôle respectifs de façon structurée sur une seule plateforme.
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